Musisz napisać wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny? Nie zapomnij o tym!

Startujesz w przetargu i właśnie dostałeś pismo z prośbą o wyjaśnienie rażąco niskiej ceny? Spokojnie, nie jesteś pierwszy i na pewno nie ostatni. Taka sytuacja zdarza się nawet najbardziej doświadczonym wykonawcom. Najważniejsze w tym momencie jest, abyś odpowiedział rzeczowo, konkretnie i w terminie. Poniżej podpowiadamy, o czym pamiętać podczas tworzenia pisma.

Sama niska cena nie wystarczy. Musisz ją uzasadnić.

Zgodnie z Prawem zamówień publicznych, jeśli Twoja oferta wyraźnie odbiega od innych (czyli jest np. niższa o więcej niż 30% od wartości szacunkowej lub średnich cen konkurentów), zamawiający ma prawo poprosić Cię o wyjaśnienie.

Wbrew pozorom, to nie musi być zła wiadomość. Często oznacza po prostu, że cena wydaje się zbyt dobra, żeby była prawdziwa. I teraz piłka jest po Twojej stronie. Pokaż, że wiesz co robisz, że masz przemyślaną kalkulację i że naprawdę jesteś w stanie wykonać zamówienie w tej kwocie. Pamiętaj o podstawowej zasadzie – nie wystarczy napisać, że masz dobre kontakty z dostawcami albo że Twoja ekipa „zna się na rzeczy”. Takie ogólniki to najprostsza droga do odrzucenia oferty z przetargów w Szczecinie.

Co powinno się znaleźć w dobrych wyjaśnieniach?

Chcesz, żeby zamawiający (a w razie potrzeby także Krajowa Izba Odwoławcza) potraktowali Twoje pismo poważnie? Świetnie!. Przygotuj konkretny, szczegółowy kosztorys. Co warto ująć?

• ceny materiałów (najlepiej z załączonymi ofertami od dostawców),
• koszt robocizny (ile osób, na jakim wynagrodzeniu),
• koszty transportu (szczególnie ważne przy pracach poza Twoim rejonem),
• koszty sprzętu, energii, wywozu odpadów,
• ewentualne rabaty i umowy długoterminowe, które dają Ci przewagę,
• bliskość geograficzna do miejsca wykonania zamówienia (np. w przypadku firm z woj. zachodniopomorskiego — Szczecin i okolice),
• wcześniejsze doświadczenie z podobnymi zadaniami.

To wszystko powinno być udokumentowane. Załącz faktury, oferty, zapytania, zestawienia kosztów. Jeśli coś tylko „mówisz”, ale nie pokazujesz, to dla zamawiającego tak, jakby tego nie było. Dobrym pomysłem będzie także powołanie na wyniki innych, analogicznych zamówień. Te możesz znaleźć w wyszukiwarce przetargów w sekcji z wynikami. Łatwo je przefiltrować geograficznie, albo używając filtry (np. ‘przetargi Szczecin transport osób’).

Termin, forma, konkret — czyli czego absolutnie NIE przegapić

Odrzucenie wyjaśnienia rażąco niskiej ceny jest rzeczą normalną i praktykowaną na rynku. Żeby zminimalizować to ryzyko w swoim przypadku, musisz uważać na kilka podstawowych kwestii:

• Termin – zazwyczaj masz tylko kilka dni roboczych na odpowiedź. Jeśli się spóźnisz, Twoja oferta wylatuje z przetargu bez litości.
• Forma – trzymaj się wymagań z pisma: format pliku, sposób dostarczenia, podpisy. Zamawiający nie będzie szukał Twoich wyjaśnień, jeśli wyślesz je niezgodnie z instrukcją.
• Zakres – odnieś się dokładnie do przedmiotu zamówienia. Jeśli w dokumentacji przetargów ze Szczecina była mowa np. o konserwacji przez 24 miesiące, to pokaż, że uwzględniłeś ten koszt w wycenie.
• Spójność z ofertą – jeśli coś wyjaśniasz, nie może to przeczyć temu, co wcześniej napisałeś w formularzu ofertowym.

Pamiętaj, że gdy działasz w przetargach w Szczecinie, Koszalinie czy dowolnym innym mieście, musisz być gotów na wezwania do wyjaśnienia ceny. To nie koniec świata, a dobra okazja by pokazać, że Twoja oferta jest solidna i uczciwa. Dobrze napisane wyjaśnienia to często różnica między stratą czasu a podpisaniem lukratywnego kontraktu.

Artykuł powstał przy współpracy z portalem Oferent.com.pl